Компания «КОТ» (Котельное оборудование и трубопроводы), которая производит соединительные детали трубопроводов, системы поддержки и подвески, а также металлоконструкции, автоматизировала обработку заявок и установила единый сквозной процесс исполнения контрактов на всех этапах сделки с помощью Low-code платформы ELMA365. Проект был выполнен силами компании при поддержке подрядчика «Котологика» и производителя ELMA.
В 2019 году компания внедрила систему управления бизнес-процессами ELMA365 и оцифровала 42 рабочих процесса. В прошлом году задача заключалась в разработке процессов, напрямую влияющих на прибыль, таких как «Обработка заявок» и «Управление сделкой».
Цели проекта включали:
- Увеличение скорости обработки входящих заявок на основе эталонной номенклатурной базы.
- Автоматизация обработки тендерных заявок и создание единого окна для тендерных процедур.
- Сокращение времени проверки и согласования договоров с привязкой к заявкам.
- Создание центрального процесса для хранения всей информации, используемой в сделках.
Ранее процесс заключения сделок состоял из плохо связанных этапов, из-за чего часто терялись или неправильно передавались особые требования, приводя к критическим ошибкам. Увеличение объема работ также вело к убыткам. Это требовало полной переработки данных процессов. Ситуация усложнялась территориальной разделенностью рабочих площадок, разнообразием и несинхронизированностью ПО, а также использованию неформальных каналов передачи информации и неэффективной стандартизацией номенклатуры.
Разработкой процессов занимались представители разных уровней компании: менеджеры, региональные руководители, логисты, кладовщики и другие службы. К завершению проекта был создан удобный интерфейс для управления заявками и сделками, который охватывает все этапы от расчета до отгрузки.
Результаты проекта:
- Объем реализации продукции увеличился на 38% по сравнению с 2022 годом и превысил 2 млрд рублей с учетом НДС.
- Количество своевременных отгрузок выросло на 54%.
- Исполнительская дисциплина достигла 97%.
- Снизился объем неэффективной работы сотрудников благодаря единой базе заявок и автоматическому поиску дублей (из 100 заявок только 1 — дубль).
Проект был отмечен на конкурсе «BPM-проект года» ассоциации ABPMP Russian Chapter, наградившим его за настойчивость в достижении процессного совершенства.
